Exportar estructura de carpetas en outlook

Copiar la estructura de carpetas de Outlook en otro equipo

Corresponde a: Microsoft Office Outlook 2003

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Se aplica a
Microsoft Office Outlook® 2003 Microsoft Outlook® 2002

Imagine que ha preparado el sistema de carpetas perfecto para organizar los mensajes de correo electrónico y los elementos de Calendario, Contactos y Tareas. Un compañero de trabajo podría quedar admirado de su organización y desear configurar sus carpetas de Outlook igual que las suyas.
Su compañero debería crear las carpetas una a una para imitar su ingenioso sistema de archivación. Sin embargo, fiel al espíritu de colaboración y trabajo en equipo, usted decide compartir toda la estructura con sus compañeros (sin incluir los elementos, por supuesto.
Para ello puede utilizar las características de exportación y Autoarchivar para crear un duplicado de su archivo de carpetas personales (.pst) que contiene una estructura de carpetas igual a la estructura actual de Outlook, pero sin incluir los elementos de datos.
 Nota   Una vez completados los dos archivos .pst, son completamente independientes y sólo comparten la misma estructura de carpetas. Se quitarán todos los elementos contenidos en las carpetas originales.

Exportar todas las carpetas y datos a un nuevo archivo .pst

1. En el menú Archivo, haga clic en Importar y exportar.
2. Haga clic en Exportar a un archivo y, a continuación, en Siguiente.
3. Haga clic en Archivo de carpetas personales (.pst) y, a continuación, en Siguiente.
4. Haga clic en la carpeta de nivel superior, active la casilla de verificación Incluir subcarpetas y, a continuación, haga clic en Siguiente.
5. Desplácese a la carpeta (o escriba el nombre de la misma) donde desea guardar el nuevo archivo e incluya un nombre para el mismo.
6. Haga clic en Finalizar.

Abrir y mostrar el nuevo archivo .pst

1. Cuando haya terminado la exportación, en el menú Archivo, seleccione Abrir y, a continuación, haga clic en Archivo de datos de Outlook.
2. Seleccione el archivo creado en la sección anterior, "Exportar todas las carpetas y datos a un nuevo archivo .pst", y haga clic en Aceptar.

El archivo .pst duplicado aparecerá en el Panel de exploración.

Archivar todos los datos en el nuevo archivo .pst

1. En el menú Archivo, haga clic en Archivar.
2. Haga clic en la carpeta más elevada.
3. Haga clic en Archivar esta carpeta y todas sus subcarpetas.
4. Active la casilla de verificación Incluir elementos que tengan activada la casilla "No autoarchivar".
5. En el cuadro Archivar elementos anteriores al, escriba la fecha actual.
6. En el cuadro Archivo de almacenamiento, cambie el nombre del archivo del final de la ruta de acceso de la carpeta indicada para que sea elementosquitados.pst.
7. Haga clic en Aceptar.

 Nota   La barra de estado indicará que la archivación está en curso. Sus carpetas seguirán conteniendo elementos hasta que haya finalizado la archivación.

Comprimir el nuevo archivo .pst

1. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la carpeta superior del nuevo archivo .pst.
2. Haga clic en Propiedades de "nombre de archivo .pst".
3. Haga clic en Avanzado.
4. Haga clic en Compactar ahora.
5. Cuando el proceso de compactación haya concluido, haga clic en Aceptar.

Una vez completados todos los pasos de la siguiente sección "Copiar y abrir el nuevo archivo .pst en otro equipo", podrá copiar el nuevo archivo .pst en otro equipo, donde usted mismo u otra persona podrán agregarlo a su perfil de Outlook.

Copiar y abrir el nuevo archivo .pst en otro equipo

Su archivo .pst es ahora una réplica exacta de la estructura original del archivo de su perfil de Outlook. La diferencia más importante es que se han quitado todos los elementos de datos.

1. Utilice el Explorador de Microsoft Windows® para copiar el archivo .pst en la carpeta unidad:\Documents and Settings\usuario\Configuración local\Datos de programa\Microsoft\Outlook del otro equipo.

Aunque puede guardar los archivos de datos en cualquier carpeta, ésta es la carpeta que Outlook utiliza de forma predeterminada al crear archivos .pst.

 Nota   Esta ubicación es una carpeta oculta. Para poder desplazarse hasta ella con el Explorador de Windows, primero debe hacer que sean visibles las carpetas ocultas. En el menú Herramientas del Explorador de Windows, haga clic en Opciones de carpeta. En la ficha Ver, debajo de Configuración avanzada, dentro de Archivos y carpetas, y debajo de Archivos y carpetas ocultos, haga clic en Mostrar todos los archivos y carpetas ocultos. Si desea ver todas las extensiones de los nombres de los archivos, desactive la casilla de verificación Ocultar las extensiones de archivo para tipos de archivo conocidos. Las carpetas ocultas aparecen atenuadas para indicar que no son carpetas normales.

2. Inicie Outlook.
3. En el menú Archivo, elija Abrir y, a continuación, haga clic en Archivo de datos de Outlook.
4. Seleccione el archivo que movió a este nuevo equipo y haga clic en Aceptar.

En el Panel de exploración aparecerá el archivo .pst en blanco, pero con la misma estructura de carpetas que tenía el original.

Ahora puede copiar o mover elementos a esta nueva estructura de carpetas.

 Notas 

• Si este nuevo archivo .pst va a ser su principal archivo de trabajo y desea que se guarden en él los mensajes de correo electrónico nuevos y enviados, deberá cambiar la configuración de la ubicación de entrega predeterminada en Outlook. En la Ayuda de Outlook encontrará instrucciones sobre cómo cambiar la ubicación de entrega.
• Si el perfil de Outlook del equipo nuevo incluye una cuenta de Microsoft Exchange Server y desea guardar todos los datos en el servidor de correo electrónico, tendrá que copiar las carpetas desde el nuevo archivo .pst a una ubicación situada debajo de Bandeja de entrada - Nombre. El nuevo archivo .pst recién creado almacena todos los elementos de forma local en el equipo, y no podrá tener acceso a esos elementos desde Microsoft Office Outlook Web Access o desde otra ubicación.